Får du udnyttet potentialerne ved projektfeedback?
Feedback er et overset værktøj, når det handler om at skabe udvikling og forbedringer i projekter. Projektfeedback kan bruges til at skabe ejerskab for de medarbejdere, der indgår i projektet, og er samtidig brugbar til at pin-pointe risici og definere problemer. I dette indlæg får du indsigt i metoder til at lave afgørende evalueringer af din virksomheds projekter.
3-steps-metoden
I sidste artikel, styrk din virksomhed og dine medarbejdere med feedback, gav jeg dig indsigt i SKS- og SBI-metoderne, som begge er gode feedback-værktøjer. Ved feedback som er rettet mod evaluering af projekter, kan man bruge disse to metoder hver for sig eller mikse dem. Dog bruger de fleste en tredje metode i projektsammenhænge, og den er meget simpel. Den består at tre steps og stiller spørgsmålene:
Hvad?
Hvorfor?
Hvordan?
De tre spørgsmål kan både bruges til at fokusere på, hvad der ikke gik godt i et projekt; fx hvis deadlines ikke blev overholdt eller hvis der var for mange misforståelser. Men spørgsmålene er lige så effektive til at fokusere på positive ting i projektet, som vil gavne at føre videre til fremtidige projekter.
Hvad fungerede ikke/godt?
Hvorfor fungerede det ikke/godt?
Hvad kan vi forbedre/hvad kan vi overføre til næste projekt?
Det er vigtigt at få skrevet ned og lavet aktiviteter ud fra den feedback, der er kommet frem i evalueringsprocessen. De fremtidige aktiviteter skal sikre, at projektgruppen og virksomheden ikke havner i samme situation igen og at man fører gode elementer med videre i fremtidige projekter. Den nævnte metoder er den mest simple, men i mange tilfælde er det gavnligt, at I selv konstruerer en feedback-metode eller et system, der er skræddersyet til jeres specifikke behov og virksomhedskultur.
Implementering – at blive god til feedback
For at lykkes med projektfeedback, skal den gøres til en integreret del af projekterne. Derfor skal feedback gøres til en del af projektet både før, under og efter dets start:
Før projektet: Sæt jer sammen i teamet og gennemgå sidste projekt. Diskuter hvad der virkede og hvad der bør ændres til det nuværende projekt og læg en strategi med deadlines, samt forventninger til projektet.
Under projektet: Brug ovennævnte 3-stepsmetode til at stikke en finger i jorden og undersøge, om projektet og teamet lever op til forventningerne. Identificer hvad der fungerer og hvad der skal ændres for at I kommer på rette vej. Ved længerevarende projekter kan I indføre månedlig feedback med 3-stepsmetoden.
Efter projektet: Brug igen 3-stepsmetoden til feedback på selve projektet og evt. brug SKS eller SBI-metoden til at give hinanden personlig feedback. Vær opmærksom på at få skrevet det hele ned, så I kan bruge det til næste projekt.
Key points
Vær åbne, ærlige og proaktive, når I giver hinanden feedback. Det gælder om at opnå gennemsigtighed igennem hele projektet og på alle niveauer, for bedst muligt at bryde de strukturer, der ikke fungerer, og fremhæve dem, der gør. Husk at metoder er til for at hjælpe og inspirere. Vælg de metoder, der virker for jer eller opfind jeres eget feedback-system.
Få hjælp til hvordan din virksomhed benytter feedback, og hvordan det rette feedback-system bedst implementeres efter jeres behov. Kontakt mig for en uforpligtende snak.